Effizient im digitalen Arbeitsplatz
Mit einer Beratung oder einem Training den Kopf wieder frei bekommen …
Informationsflut im Büro.
Die Komplexität der digitalen Arbeitswelt hat zugenommen. Die grundlegenden Aufgaben unserer Büroarbeit ändern sich nicht. Es geht immer noch darum (1) Informationen zu sammeln, erfassen, speichern, (2) zu bearbeiten und umzuwandeln und (3) sie dann weiterzugeben und auszuwerten. Durch die verschiedenen Kommunikationskanäle wie E-Mails, Chats oder Social Media Apps nimmt die Flut von Informationen weiterhin zu. Wie behalte ich die Übersicht im digitalen Dauerfeuer?
Antwortzeit auf E-Mails.
Die teilweise unausgesprochene Erwartungshaltung auf eine Anfrage innerhalb von 24 Stunden eine Antwort zu erhalten, erhöht das Arbeitstempo bzw. den Druck. Der Posteingang in Outlook füllt sich mit unerledigten, vielleicht noch nie ganz durchgelesenen E-Mails, die man nicht wegsortiert, weil man sie bald, aber nicht sofort, bearbeiten möchte. Wichtige Informationen können verloren gehen und Fristen versäumt werden. Wie behalte ich den Überblick? Wie schaffe ich es, rechtzeitig auf relevante Anfragen zu antworten?
Speicherorte in der digitalen Büroorganisation.
Wer hat noch nicht nach der letzten Version bzw. dem finalen Dokument mit der Versionsnummer an verschiedenen realen und virtuellen Plätzen gesucht, wurde fündig, nur, um festzustellen, dass es doch noch eine neuere Version irgendwo gab? Das papierlose Büro ist noch lange nicht erreicht, auch wenn es bereits für 1995 prognostiziert wurde. Für Wissensarbeitende besteht zudem Unsicherheit hinsichtlich der Speicherorte von Dokumenten, ob im Büro, im eigenen Rechner auf der Festplatte, einer externen Festplatte, im Team-Ordner im Intranet, in einer vom Team genutzten Cloud, einem CRM-System, im SharePoint, im OneDrive oder einfach im E-Mail-Programm und da einfach in der Inbox. Für Verwirrung bestehen also viele Möglichkeiten.
Dokumentenablage und Dateinamenbezeichnung.
Administrative Prozesse, die mit der Dokumentenablage zusammenhängen, nehmen im Schnitt bis zu zwei Stunden unserer Arbeitszeit pro Tag ein. Wer hat noch nicht die neueste Vorlage gesucht, den Link mit den entsprechenden Dokumenten. Wie finde ich relevante Dokumente in kürzester Zeit?
Zeitmanagement bzw. Selbstmanagement
sind die beste Voraussetzung, um den Arbeitsalltag zu bewältigen und die Work-Life-Balance zu meistern.
Standards für die eigene Arbeitsweise entwickeln.
Zeit- und Selbstmanagement verbessern.
Eine reibungslose Büroorganisation kann in erheblichem Masse dazu beitragen, sich dem eigentlichen Unternehmenszweck oder Projektziel mit Erfolg zu widmen. Verlegte Unterlagen im Computer und auf dem Schreibtisch können Zeit, Nerven und auch Geld kosten.
Nehmen Sie Ihre Arbeitsweise unter die Lupe und entdecken Sie Möglichkeiten, administrative Abläufe zu verbessern. Eine effiziente Büroorganisation ist Voraussetzung für optimale Leistung und die reibungslose Zusammenarbeit im Team. Mit einem wirkungsvollen Selbstmanagement Ihres Arbeitstages sind Sie im Büro besser organisiert und haben Ihre Zeit im Griff.
Ihr Mehrwert: Standards für die eigene Arbeitsweise entwickeln; Zeit- und Selbstmanagement verbessern.
Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie bzw. Ihr Team produktiver arbeiten könnte, sollten wir die Arbeitsprozesse analysieren, Verbesserungen planen und umsetzen. Das kann in Form von Beratung, Training oder Inhouse-Training erfolgen.
Ein Seminar lädt ein zum Innehalten, zum Reflektieren, zum Austausch, zum Lernen, zum Ausprobieren von Hilfsmitteln, Tipps und Tricks aus der Arbeitsorganisation und dem Zeitmanagement. Jedes der beiden Arbeitsgebiete könnte Stoff für ein bis zwei Fortbildungstage bieten. Das vorliegende Konzept kombiniert beide Gebiete kompakt und gibt kurze Impulse für einen besseren Umgang mit der täglichen Arbeit im Büro. An kleinen Beispielen üben Sie neue Arbeitstechniken, den Umgang mit Ihrer Zeit und können schließlich Ihre Arbeitsweise in der gegebenen Zeit verbessern.
Vereinbaren Sie ein unverbindliches Gespräch, damit Sie mir Ihr Anliegen schildern und wir definieren, welche Unterstützung für Sie am besten ist.
In welchem Bereich benötigen Sie Unterstützung?
Arbeits- und Büroorganisation – Lean Office
- Mit der 5S-Arbeitsmethode mehr Effizienz erreichen: Verschwendungsarten kennenlernen
- Die eigene Arbeitsweise und Büroorganisation analysieren (solo oder team-übergreifend)
- Decken Sie Optimierungspotenzial auf: Wo «verzetteln» Sie sich?
- Welche Arbeitsabläufe möchten Sie verbessern?
Informationsflut und Wissensmanagement
- Wenn E-Mails überflüssig werden: mit Informationskanälen auf der digitalen Welle reiten
- Effizienter Umgang mit E-Mails und der elektronischen Geschäftskorrespondenz
- Outlook: Aufgaben und Termine im Griff behalten
Ordner-, Laufwerk- oder Cloudspeicherung: Ordnungssysteme für die eigene Arbeit und die Zusammenarbeit im Team
- Ablage mit Struktur: einheitliche Logik für alle Ablageordner und -systeme
- Dateibenennung: einheitliche Logik hilft beim Finden
Zeitmanagement und Arbeitstechniken
- Zeitplanung mit SMARTen Zielen
- Zeitdiebe und Störungen erkennen und gegensteuern
- Prioritäten erkennen und setzen, zum Beispiel mit dem Eisenhower-Prinzip
- Aufgaben und Tagesabläufe strukturieren mit der ALPEN-Methode