Digitales Büro: Effektiv und effizient arbeiten in gegebener Zeit

Informationsflut im Büro. Die Komplexität der digitalen Arbeitswelt hat zugenommen. Die grundlegenden Aufgaben unserer Büroarbeit ändern sich nicht. Es geht immer noch darum (1) Informationen zu sammeln, erfassen, speichern, (2) zu bearbeiten und umzuwandeln und (3) sie dann weiterzugeben und auszuwerten. Durch die verschiedenen Kommunikationskanäle wie E-Mails, Chats oder Social Media Apps nimmt die Flut von Informationen weiterhin zu. Wie behalte ich die Übersicht im digitalen Dauerfeuer?

Antwortzeit auf E-Mails. Die teilweise unausgesprochene Erwartungshaltung auf eine Anfrage innerhalb von 24 Stunden eine Antwort zu erhalten, erhöht das Arbeitstempo bzw. den Druck. Der Posteingang in Outlook füllt sich mit unerledigten, vielleicht noch nie ganz durchgelesenen E-Mails, die man nicht wegsortiert, weil man sie bald, aber nicht sofort, bearbeiten möchte. Wichtige Informationen können verloren gehen und Fristen versäumt werden. Wie behalte ich den Überblick? Wie schaffe ich es, rechtzeitig auf relevante Anfragen zu antworten?

Speicherorte in der digitalen Büroorganisation. Wer hat noch nicht nach der letzten Version bzw. dem finalen Dokument mit der Versionsnummer an verschiedenen realen und virtuellen Plätzen gesucht, wurde fündig, nur, um festzustellen, dass es doch noch eine neuere Version irgendwo gab? Das papierlose Büro ist noch lange nicht erreicht, auch wenn es bereits für 1995 prognostiziert wurde. Für Wissensarbeitende besteht zudem Unsicherheit hinsichtlich der Speicherorte von Dokumenten, ob im Büro, im eigenen Rechner auf der Festplatte, einer externen Festplatte, im Team-Ordner im Intranet, in einer vom Team genutzten Cloud, einem CRM-System, im SharePoint, im OneDrive oder einfach im E-Mail-Programm und da einfach in der Inbox. Für Verwirrung bestehen also viele Möglichkeiten.

Dokumentenablage und Dateinamenbezeichnung. Administrative Prozesse, die mit der Dokumentenablage zusammenhängen, nehmen im Schnitt bis zu zwei Stunden unserer Arbeitszeit pro Tag ein. Wer hat noch nicht die neueste Vorlage gesucht, den Link mit den entsprechenden Dokumenten. Wie finde ich relevante Dokumente in kürzester Zeit?

Zeitmanagement bzw. Selbstmanagement sind die beste Voraussetzung, um den Arbeitsalltag zu bewältigen und die Work-Life-Balance zu meistern.  

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