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Störungen im Büro: Liegt es an Ihnen oder an den anderen?

Denkanstösse für ein konzentriertes Arbeiten (Lesezeit 5 Minuten)

Werden Sie während Ihrer Arbeit häufig unterbrochen? Wie lange dauert es, bis Sie konzentriert weiterarbeiten können?
Wie oft unterbrechen Sie sich selbst?

Einer Studie über digitale Ablenkung zufolge dauert es im Durchschnitt mehrere Minuten, um nach einer Unterbrechung zur ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren. Ausserdem verursacht sie Stress sowie Zeitdruck. Sie führt zu einer höheren Fehlerquote, wie Forscher der Universität Michigan in einer Studie zu kurzen Unterbrechungen herausfanden. Eine Störung oder Ablenkung entsteht bereits in wenigen Sekunden. Oft beginnt sie mit einem Ping des Computers oder Telefons oder mit dem Satz: „Ich habe eine kurze Frage.“ Mit den folgenden Anregungen können Sie Ihre tägliche Arbeit im Büro reflektieren und verbessern:

Informationen. Sie erhalten zu viele Informationen, die Sie «ganz eigentlich» nicht benötigen? Sie erhalten E-Mails in Kopie, mit Informationen, die Sie auch in wöchentlichen oder monatlichen Status-Berichten erhalten (könnten)? Sie und Ihr Kollegenteam sind jeweils gefordert, diese E-Mails aus dem Posteingang zu sortieren und evtl. noch abzuspeichern.
Überdenken Sie, welche Information Sie wirklich für Ihre Arbeit benötigen. Wo könnten Sie diese so zentral ablegen, dass Sie und Ihre TeamkollegInnen stets direkten Zugriff haben. Reflektieren Sie gemeinsam mit Ihrem Team, wie Sie Ihr gemeinsames Dokumentenmanagement verbessern können.

Informationswege. Skype, Microsoft Teams, WhatsApp, E-Mails, Yammer, Beekeeper… Wo war doch nochmal diese Information, die Sie suchen? In einer E-Mail oder in einem persönlichen Chat oder einem Gruppen-Chat?  
Überprüfen Sie alle Kommunikationskanäle. Was müssen, was wollen Sie ausser dem E-Mail-System noch nutzen? In wie vielen Foren oder Mailgroups sind Sie Mitglied, die sie selten bis gar nicht benötigen? Wie viele Apps sind auf Ihrem Mobiltelefon installiert, die überflüssig sind, die Sie selten benötigen? Wie viele Benachrichtigungen bekommen Sie von diesen täglich oder stündlich. Sofern diese nicht unmittelbar für die Arbeit gebraucht werden, deinstallieren Sie, stellen Sie Benachrichtigungen von Tönen oder Pop-ups ab.  

Newsletter. Wie viele Newsletter sammeln sich in Ihrem Posteingang, die Sie immer schon lesen wollten, aber nie dazu kommen, weil sie fachlich nicht relevant sind? Erstellen Sie eine Regel, welche diese Newsletter automatisch in einen separaten Ordner speichern. Sie werden erstaunt sein, wie selten Sie diesen Ordner aufsuchen. Bestellen Sie überflüssige Newsletter ab.

Grossraumbüro - Open Office. „Stör ich?“  - und schon ist der Gedankenfluss beeinträchtigt. Vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen, dass Sie sich an Ihrem Büroarbeitsplatz nicht dauernd für jede kleine Fragen unterbrechen lassen. Vereinbaren Sie auch, dass Sie nicht auf jede elektronische Nachricht sofort reagieren müssen, sofern es Ihr Beruf nicht erfordert und keine Notsituation eingetreten ist. Stellen Sie alle audiovisuellen Benachrichtigungen Ihres Computers ab. Steuern Sie Ihre Zeit: Reagieren Sie nicht sofort auf jede Anfrage. Schauen zu bestimmten Zeiten nach, welche neuen Nachrichten dringlich und wichtig sind, welche Aufgaben delegiert werden können. Überprüfen Sie Ihre To-Do-Liste und passen Sie diese an.  

Arbeitszeit. Sie glauben, Sie verbringen wenig Zeit mit Ihrem Mobiltelefon? Testen Sie sich. Die Menthal App der Universität Bonn informiert und sensibilisiert Sie hinsichtlich des Gebrauch Ihres Handys. Vergessen Sie nicht, die App zu löschen, wenn Sie genug wissen. Werden Sei zu einem digitalen Minimalisten.
Nutzen Sie Ihre Zeit für die wirklich wichtigen Dinge in Ihrem Leben.

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