Effektiv im digitalen Büro: Arbeiten Sie auch effizient?

Neue Apps und Tools erfordern eine neue Art der Zusammenarbeit - Wissensarbeit im Wandel

Zurück ins Büro oder doch lieber im Home-Office bleiben? Das Multispace-Büro kombiniert mit dem Home-Office scheint das angesagte Modell zu werden. Die Transformation unserer Büroarbeit hat durch die Krise der letzten Wochen sowie durch neue Tools und Apps einen deutlichen Schub erhalten. Das digitale Büro führt uns weg vom persönlichen Schreibtisch, auf dem sich Papier stapeln und Haftnotizen den Monitor umranden. Auch die Laufwerke in den Firmennetzwerken oder die Festplatte des Notebooks verlieren ihre Bedeutung.  

Neue Software-Lösungen integrieren verschiedene Anwendungen für eine neue Art der Zusammenarbeit. Chatfunktionen ersetzen E-Mails, Links ersparen Dateianhänge. Zur Konferenz mit den Teamkollegen geht es mit wenigen Klicks. Und die Datenspeicherung in einer gemeinsamen Cloud, OneDrive, SharePoint oder in Microsoft Teams erspart mehrfaches Abspeichern. Was vielen nicht klar ist, diese Entwicklung erfordert eine andere Art der Zusammenarbeit.

Cal Newport beschrieb kürzlich in einem Blog eine chaotische Fabrik, wie Arbeiter sich Werkzeug, welches überall herumliegt, zusammensuchen müssen, um ein Auto zu bauen. Keine Produktionsstätte würde bei solchem Chaos lange bestehen, meint der Autor. Er fragt sich und uns, wie es kommt, dass Wissensarbeit sehr oft genauso abläuft. Die Dokumentensuche ist ein Zeitfresser im Büro. Wie viel effizienter würden wir arbeiten, wenn wir unser Wissen besser verwalten?

Zwei Beispiele veranschaulichen gängige Praxis, aufkommende Probleme und zeigen Lösungswege:

Berichte in Microsoft Teams gemeinsam bearbeiten. Vor ein paar Monaten erstellte ein Team von drei Personen einen Jahresbericht gemeinsam in einem Channel auf Microsoft Teams. Bislang hatte jeder seine Entwürfe auf seinem Computer gespeichert und den anderen als Anhang zugeschickt. Nun arbeiteten alle mit der neuen Software in einem Team und einem Ordner. Sie tauschten sich auch aus via Chat, nutzen Links, um sich über Updates zu informieren. Soweit, so gut.
Nach gut drei Stunden hatten sie ca. 20 Dateien mit Versionen des ein- und demselben Berichts produziert. Sie wussten nicht mehr, welches die letzte aktuelle Version bzw. welche finale Version wirklich final war.

Was war passiert? Jeder hatte seine oder die der anderen umbenannt und unter neuem Namen gespeichert. Ausserdem lud einer der Kollegen seine Datei zur Bearbeitung auf sein Notebook, um sie zu bearbeiten. Darauf angesprochen sagte er: «Das mache ich immer so.». Als er die Datei wieder hochlud, überschrieb er die Änderungen, die ein anderer in der Zwischenzeit vorgenommen hatte. Es zeigt sich, dass alte, bisher erfolgreiche Arbeitsweisen mit der neuen Art der Zusammenarbeit nicht funktionieren konnten.

Protokolle im Team. Ein Coaching-Netzwerk pflegt einen monatlichen Erfahrungsaustausch. Bei jedem Treffen erstellt einer der BeraterInnen ein Protokoll und benennt die Datei nach Gutdünken. Sie wird zusammen mit weiteren Dokumenten als E-Mail mit Anhang an das Netzwerk gesendet. Jedes Mitglied speichert das Protokoll auf einem eigenen Datenspeicherort ab. Erst durch die Verwendung eines gemeinsamen Datenspeichers auf einem SharePoint wurde deutlich, dass die Dateien auf unterschiedliche Weise abgespeichert waren. Jedes Mitglied benannte beim Speichern die Datei anders. Dadurch war nicht mehr erkennbar, welche Dateien zu welchem Protokoll gehörte. Zudem fehlte durch unterschiedliche Benennung der Dateien eine chronologische Übersicht, die das Finden erleichtert hätte.

Lösungsvorschlag: Beide Teams reflektierten ihre Arbeitsweisen. Sie vereinbarten, ihre Vorgehensweise zu vereinheitlichen, auf Zwischenspeichern an anderen Orten zu verzichten und Dateien einheitlich zu benennen.

Fazit: Neue Tools, Apps, Speicherlösungen bieten neue Möglichkeiten für eine effektive Zusammenarbeit. Effizienter arbeiten werden wir nur, wenn wir unsere Arbeitsweise entsprechend anpassen. Das umfasst

• Regeln für die Zusammenarbeit im Team,
• die Verwendung eines Aktenplans bzw. Informationsplans zur Aufbewahrung von Dateien,
• Beschriftungsstandards für Ordner sowie
• Regeln für die Benennung von Dateien.

Das ist leichter gesagt, als getan. Wissensarbeitende sind gut beraten, die Prozesse ihres Dokumentenmanagements zu reflektieren und zu optimieren.
Ein Training bzw. eine Beratung kann hierbei Unterstützung leisten.