Elisabeth Brommer-Kern M.A. Coaching & Training +41 79 570 03 43 +49 176 228 34 228

Magic Moment Meetings – 6 Punkte, die für den Erfolg wichtig sind.

Kennen Sie die Voraussetzungen für gelingende Meetings?

  1. Alle, die da sein müssen, sind da – rechtzeitig natürlich.
  2. Die Stimmung ist positiv und wertschätzend.
  3. Eine Agenda ist gut geplant: was? wer? wozu? wohin? wie lange?
  4. Die Organisation ist gut und trägt zu einer nachhaltigen Entwicklung bei.
  5. Alle wesentlichen Punkte werden im Kurzprotokoll festgehalten (wichtig für den Outcome und Impact).
  6. Die Ergebnisse und (Aus-)Wirkungen in Bezug auf die Unternehmensziele werden erfasst.

Wenn die Voraussetzungen stimmen, dann entstehen «magic meeting moments», weil alles läuft und die Arbeit im Fluss bleibt. Anhand einer Wirkungsanalyse können wir den Erfolg von Meetings messen.  

Wirkungsanalyse von Meetings

Wenn ich die Wirkungsanalyse in meinen Seminaren und Workshops vortrage, nicken alle. Wenn ich dann nachfrage, ob alle ständig danach handeln, sind es nur wenige, die ihre Meetings sorgfältig planen. Das ist verständlich, denn gute Meetings sind harte Arbeit in der Phase der Vorbereitung (Erfolgsfaktoren und -kriterien, siehe QuickGuide). Unzählige Studien berichten über den Zeitverlust auf oder durch Meetings. Manche halten ein Nickerchen, andere planen via Smartphone ihre nächsten Ferien oder chatten usw.

Überlegen Sie, in wie vielen Meetings Sie in den letzten Wochen waren, die für Sie wirklich relevant waren?

Was verstehen wir unter Relevanz?
Relevant, und damit wesentlich für meine Arbeit, ist ein Meeting, wenn ich teilnehme, um

  • … einen aktiven Beitrag zu leisten, zuzuarbeiten oder selbst etwas vorzutragen, um Veränderungen oder Entscheidungen zu erreichen oder
  • Informationen zu übermitteln oder Informationen erhalten, z. B. über bestimmte Themen, die für meine weitere Arbeit für mich und mein Team bedeutsam sind.
  • … soziale Interaktion, Verständnis, Vernetzung und Teambildung zu fördern.

Praxisbeispiel. Ich erinnere mich, dass ich vor ein paar Jahren, ich war noch recht unerfahren im Projektmanagement, ständig zu einem einstündiges Weekly Update eingeladen worden bin. Von den ganzen Tagesordnungspunkten waren für mich ca. 10% wirklich bedeutsam. Bei allem anderen Punkten hatte ich nichts beizutragen und die Informationen waren für meinen Arbeitsbereich nicht annähernd relevant. Meine Bitte, mich nur noch zu bestimmten Meetings einzuladen, scheiterte am Anspruch des Projektleiters, ständig alle Projektmitglieder auf dem Laufenden zu halten. Oder vielleicht war ihm der Aufwand zu gross, das Update Meeting flexibler zu gestalten. Es ist so einfach eine wiederkehrende Einladung zu versenden und einfach alle in dem Umfeld einzuladen. Lieber mehr als zu wenig. Kurzum, nach Abzug aller Ferien und Feiertage oder sonstigen Absagen, fand das Meeting 45-mal pro Jahr statt. Im Grunde sass ich 40 Stunden herum.
40 Stunden? Das ist eine ganze Arbeitswoche Zeit und Geld, die für arbeitsrelevante Inhalte verloren sind. Erst nach einer weiteren Diskussion konnten wir uns einigen. Dann nahm ich nur noch an den für mich relevanten Topics teil. Meines Erachtens ist es wichtig, mit unserer Arbeitszeit bzw. mit den Arbeitsstunden, die unser Arbeitgeber sorgfältiger umgehen. Das ist unsere Verantwortung.

Ratschlag. Prüfen Sie Ihre wiederkehrenden Meetings: In welchen Meetings sitzen Sie ohne nennenswerten Mehrwert?
Vielleicht benötigen Sie die Information oder die Beschlüsse, aber nicht die Diskussion.  Dann würde es reichen, wenn Sie das Protokoll erhalten. Damit sparen Sie Zeit. Wenn Sie jeweils nur ein oder zwei Tagesordnungspunkte, zu denen Sie aktiv etwas beitragen, dann vereinbaren Sie mit dem Sitzungsleiter, dass Sie in das Meeting für den entsprechenden Zeitraum kommen bzw. sich einwählen.

Wenn Sie für die Sitzung verantwortlich sind, dann untersuchen Sie Ihre Meetings. Gerade wiederkehrende Meetings neigen zu Monotonie. Ohne eine gute Vorbereitung werden es mühsame Sitzungen. Stimmt die Teilnehmerliste noch, müssen alle die ganze Zeit dabei sein? Wenn es nur um Informationsaustausch geht, würde ein schriftliches Update ausreichen und ein Meeting nur bei Bedarf vereinbart werden

Fazit. Es gibt keine allgemeingültige Regel. Jedes Meeting hängt von verschiedenen Parametern ab, wie z. B. Teilnehmergruppe, Inhalt, Zielsetzung, Dauer, Einbettung in den Gesamtrhythmus. Es ist erforderlich, eine “Governance of Sustainable Business Events”* einzuführen.
Lohnend ist es, OKR oder KPI** für nachhaltige Meetings und Events zu bestimmen und daraus einen «Return on Sustainable Events» (RoSE) zu entwickeln.

Nicht die Anzahl von Meetings ist wichtig, auch nicht die Seitenzahl der Protokolle. Der Einsatz von Ressourcen (Zeit, Personal) sollte Management-Prozesse voranbringen, die dann zu nachhaltigen Ergebnissen*** führen und letztendlich einen Beitrag zu den Unternehmenszielen leisten. Das sollte gemessen werden. Vielleicht wäre es sogar eine Prämie wert, Meetings nach dem Minimax-Prinzip auszurichten: Minimale Anzahl Meetings bei maximalem Erfolg. Anstelle von «recurring meetings» empfiehlt sich das Prinzip «meeting on demand».

Nutzen Sie bereits einen Leitfaden für nachhaltige Business-Meetings und -Events?

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie man Business-Meetings und -Events nachhaltig organisiert, dann empfehlen wir Ihnen als Einstieg das Buch Quick Guide, welcher im Januar 2021 erschienen ist. Weiterhin können eine Beratung oder eine Fortbildung Sie in Ihrer Arbeit unterstützen.

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* In unserem Verständnis sind Meetings immer auch Events, siehe ISO 20121:2012.
** OKR = Objectives & Key Results ¦ KPI = Key Performance Indicator
*** Wir verstehen Nachhaltigkeit im doppelten Sinn. Eine Veranstaltung soll den Teilnehmern positiv im Gedächtnis bleiben
     und mit der Nachhaltigen Entwicklung gemäss Agenda 2030 verträglich sein.  
Aus Gründen der Lesbarkeit verwenden wir das generische Maskulinum, wir schliessen alle Geschlechter (mwd) mit ein.

 

Über die Autorin. Nach ihrem Studium in Basel und Oldenburg arbeitete Elisabeth Brommer-Kern für globale Teams in Deutschland und der Schweiz in den Bereichen Verwaltung, Organisation und Wissensmanagement und ist heute nebenberuflich freiberufliche Beraterin und Dozentin. Der Kontakt zu Prof. Dr. Ulrich Holzbaur an der Hochschule Aalen entstand durch ein Projekt zum Thema nachhaltiges Veranstaltungsmanagement. Aus der virtuellen Diskussion entstand die Idee, gemeinsam mit Prof. Ulrich Holzbaur, Hochschule Aalen, Deutschland, den Quick Guide für nachhaltige Geschäftstreffen und Events zu schreiben. Der Springer-Verlag hat das Buch im Januar 2022 veröffentlicht.  
Kontakt: ebk@sjpdevelopment.ch/www.sjpdevelopment.ch

 

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