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Harte Fakten zu Nachhaltigen Business-Meetings und -Events

Wie man Business-Meetings nachhaltig ausrichten und nicht nur CO2-Emissionen erfassen, sondern auch noch Kosten reduzieren und für das Wohlbefinden seiner Mitarbeitenden sorgen kann.

Immer wieder sonntags …

nutze ich den kreativen Flow beim Joggen zum Nachdenken, z. B. wie man ein komplexes Thema wie nachhaltiges Veranstaltungsmanagement einführen oder seine Vorgesetzten dazu motivieren kann. Wer Business-Meetings und -Events nachhaltig organisieren will, muss nämlich zunächst den verantwortlichen Vorgesetzten davon überzeugen, dass das Ganze überhaupt Sinn ergibt. Manager* verantworten das Budget für ihre Meetings und Events. Doch das Prozedere der Veranstaltungsorganisation ist ihnen nicht unbedingt geläufig. Noch weniger bewusst sind ihnen und den anderen Organisationsverantwortlichen die Nachhaltigkeitsaspekte ihrer Veranstaltungen, so ist zumindest mein Eindruck. Dabei liefern gerade diese eine hervorragende Möglichkeit, Kosten in teils erheblichem Umfang einzusparen.

Meetings und Events im täglichen Arbeitsleben haben die Aufgabe, Geschäftsprozesse voranzubringen, schliesslich geht es um den Unternehmenserfolg. Jede, auch eine nachhaltig ausgerichtete Veranstaltungsorganisation hat diesem Zweck zu dienen. Die Reiseorganisation der Mitarbeitenden und die Location verursachen beträchtliche Kosten. Hier lassen sich nicht nur massiv CO2-Emissionen einsparen, sondern – sozusagen als willkommener Nebeneffekt – auch deutlich Kosten senken und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden steigern.

Wie und wo fängt man an?

Mit Hilfe der Sustainable Development Goals SDGs können wir ein umfassenderes Verständnis von Nachhaltigkeit entwickeln. Eine gute Grundlage bietet Prof. Ulrich Holzbaur mit dem Werk "Nachhaltige Entwicklung. Der Weg in eine lebenswerte Zukunft". Die ISO 20121:2021 ist ein internationaler Standard für eine nachhaltige Veranstaltungsorganisation und dient der Vertiefung in das Themengebiet. Damit gelingt eine nachhaltige Betrachtungsweise, die wir im folgenden Abschnitt mit Blick auf unser Schwerpunktthema Reiseorganisation bei Business-Meetings kurz umreissen:

  • Wir erfassen die CO2-Emissionen, welche für die Organisation eines Business-Meetings entstehen.

Wenn Sie es hierbei belassen und die Verbräuche kompensieren, könnten Sie Gefahr laufen, dass Sie des modernen "Ablasshandels" bezichtigt werden. Sie verpassen jedoch auch folgende Chancen:

  • Wir leiten daraus Möglichkeiten zur Verbesserung, Reduzierung oder Vermeidung ab. Diese Massnahmen dienen nicht nur der Erfassung von CO2-Emissionen, sondern zielen auch auf die Optimierung in ökonomischer und sozialer Hinsicht.

Anhand der folgenden Beispiele wird dies deutlich:

Beispiel 1. Globales Führungskräftetreffen: Ein Team (30 Personen) aus verschiedenen Kontinenten fliegt zu einem Meeting rund um den Erdball und sitzt zwei Tage an einem Veranstaltungsort in einem Hotel von morgens bis abends zusammen.

Beispiel 2. DACH-Tagung von Sales-Mitarbeitern (20 Personen). Man fliegt für das dreitägige Jahrestreffen nach Teneriffa, Palma de Mallorca oder Malaga.

 

Wir haben die Reisen zunächst mit einem CO2-Äquivalenz-Rechner (kurz CO2-Rechner) untersucht, dann aber auch die Kostenseite und soziale Aspekte betrachtet.**

Im Beispiel 1 hätten wir ca. 100 t CO2 reduzieren können, wenn die Location so ausgewählt worden wäre, dass die Anreise für alle Teilnehmer möglichst kurz ist.  Sofern die Location nicht zwingend vorgegeben ist, ist der "geo-midpoint" festzulegen, so lautet hier die Devise. Das wiederum hat einen Einfluss auf den Flugpreis und darüber hinaus auch einen gesundheitlichen Aspekt für die Reisenden. Die Reisezeit hätte durchschnittlich um fast 50% reduziert werden können.

Im Beispiel 2 hatten wir nahezu den gleichen Effekt (ca. 4 t CO2-Emissionen), und wir hätten durch eine geschickte Planung ein Drittel der Hotelübernachtungen einsparen können. Das bedeutet in Folge weniger Stress für Mitarbeitende, die ihr Privatleben regeln müssen, sei es mit dem Partner, mit den Kindern oder allen anderen, für die sie sorgen müssen. Reduktion der Reisezeit ist gleich mehr Zeit für die Arbeit oder das Privatleben = Wohlbefinden (Wellbeing).

Es kann natürlich in manchen Fällen sehr wohl sein, dass für eine Veranstaltung lange Reisen notwendig sind, dass bestimmte CO2-Emissionen in bestimmten Handlungsfeldern unvermeidbar sind, weil die Location gesetzt und eine weite Flugreise unvermeidbar ist. Aber diese Entscheidung kann zumindest mit dem Wissen getroffen werden, dass alle Möglichkeiten zur Optimierung geprüft, CO2-Emissionen erfasst und kompensiert wurden.

Die Auswirkungen, der Impact, von ein oder zwei Business-Meetings fallen nicht ins Gewicht. Ein paar Stunden mehr an Reisezeit oder ein paar Tonnen an CO2-Emissionen sind überschaubar. Doch wie viele Business-Meetings und Reisen organisieren oder initiieren Sie, pro Monat, pro Jahr, in Ihrer Abteilung, im Unternehmen? An wie vielen Veranstaltungen nehmen Sie teil?

Ein erster Schritt: Richtlinien für Geschäftsreisen und Business-Meetings nachhaltig ausrichten

Einen guten Einstieg auf dem Weg zu mehr Nachhaltigkeit bei Business-Meetings und Events bieten Reiserichtlinien. Bis heute werden Meetings und auch die Anreise zur Location grösstenteils nur unter ökonomischen Gesichtspunkten organisiert: Statt eines Direktflugs wird ein günstigerer Gabelflug gewählt und wenn die Location in Zürich zu teuer ist, dann geht es eben mit dem Flugzeug ins nahe Ausland, was ökonomisch ebenfalls wenig Sinn ergibt. In der Regel zielen Reiserichtlinien nur auf Sicherheit und Kosten ab. Klimafreundlichkeit spielt noch immer eine zu geringe Rolle. Das hat zur Folge, dass diejenigen, die Reisen organisieren oder mit Veranstaltungspartnern Verhandlungen führen, keine Leitlinien für nachhaltige Veranstaltungsorganisation haben. Supply Management und Reisezentrale und Stabsstellen sowie alle Selbstbucher hängen buchstäblich in der Luft, wenn Unternehmen keine Vorgaben machen. Dass ein Grossteil der Geschäftsreisenden sich solch eine Unterstützung wünscht, bestätigen Studien; exemplarisch sei diejenige von SAP Concur und dem Marktforschungsinstitut INNOFACT aus dem Jahr 2019 genannt.  Es scheint mir, als hätten wir in Bezug auf Business-Trips und Business-Meetings einen sogenannten blinden Fleck (blind spot) der Sustainable Heedfulness. Ist Nachhaltigkeit erst dann relevant, wenn wir auf einer Veranstaltung darüber reden? Oder gehört die Veranstaltungsorganisation inklusive Hin- und Rückreise nicht dazu? Dabei böte sich uns hier ein guter Einstieg. Wir könnten anfangen, die Wertschöpfungskette von Meetings und Events echt nachhaltig zu gestalten.

Fazit

Vor einiger Zeit hat Prof. Ulrich Holzbaur in seinem Artikel "Nachhaltigkeit muss gelebt werden", erschienen in Transfer, Online-Magazin des Steinbeis-Verbunds, darauf hingewiesen, Nachhaltigkeit im Unternehmen zu festigen. Dies kann m.E. nur dadurch geschehen, dass wir aus der Theorie bzw. der Ankündigung durch Communiqués ins Tun kommen.   Business-Meetings und -Events, die Arbeitsinstrumente im Büroalltag, bieten eine gute Gelegenheit, mit der Reiseorganisation beginnend, einen Beitrag zur nachhaltigen Entwicklung zu leisten und dabei Führungskräfte, Mitarbeiter, aber auch Kunden und Lieferanten für eine "Sustainable Heedfulness" zu sensibilisieren. Nach und nach beziehen Sie alle Handlungsfelder der Wertschöpfungskette einer Veranstaltung mit ein und untersuchen diese im Hinblick auf Nachhaltigkeitsaspekte. Neben der Einsparung von Kosten sowie CO²-Emissionen ergibt sich durch den Fokus auf Nachhaltigkeit auch ein Image-Gewinn für das Unternehmen.

Wenn Sie sich mit dem Thema bisher wenig oder gar nicht befasst haben, dann empfehlen wir Ihnen als Einstieg das Buch Quick Guide Nachhaltige Business-Meetings und -Events, welches im November 2021 erscheinen wird. Weiterhin können eine Beratung oder eine Fortbildung Sie in Ihrer Arbeit unterstützen.


* Aus Gründen der Lesbarkeit verwenden wir das generische Maskulinum. Wir meinen immer alle Geschlechter, männlich, weiblich, divers (mwd).

** Im Rahmen unseres Buchprojekts konnte ich auf den CO2-Rechner von ECOSPEED AG, Zürich, zugreifen. Ich danke Christian Hartmann, Managing Director, ECOSPEED AG, für die Unterstützung.

Zur Autorin. Elisabeth Brommer-Kern arbeitete nach ihren Studien in Basel und Oldenburg in Deutschland und der Schweiz in den Bereichen Administration, Organisation und Wissensmanagement für globale Teams und ist freiberuflich als Beraterin und Dozentin tätig. Über eine Projektarbeit zum Thema Sustainable Eventmanagement ergab sich der Kontakt zu Prof. Dr Ulrich Holzbaur, Hochschule Aalen, Deutschland. Aus der virtuellen Diskussion heraus entstand die Idee den Quick Guide Nachhaltige Business-Meetings und -Events zu schreiben. Der Springer-Verlag, mit Dank an Imke Sander, hat das Buch im Januar 2022 veröffentlicht.

Kontakt: ebk@sjpdevelopment.ch / www.sjpdevelopment.ch

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